Les gens me demandent souvent: «Comment pouvons-nous introduire une nouvelle méthodologie de management de projet dans notre organisation?" Et je l’interprète en ce sens que la méthodologie devrait être utilisable, utile et surtout utilisée. Après tout, une méthode n'est pas une fin en soi, sauf pour les fanatiques, ni une doctrine ou un dogme, sauf pour des bigots.

1) Rendre le processus attrayant en s'alignant sur les motivations des gens

Afin de réussir la mise en œuvre d’un processus ou d’une méthodologie; c’est-à-dire, exploitable, valorisante et exploitée, il y a ce conseil précieux: Tout d'abord, le rendre agréable et intéressante à utiliser, et éviter de la rendre laborieuse ou douloureuse.

La plupart des organisations cherchent à maximiser les gains et à cibler l'efficacité, mais les organismes cherchent également à réduire la douleur et éviter les catastrophes. Réduire la douleur est en effet plus efficace afin de rendre la démarche plus gratifiante et créer un sentiment d'accomplissement.

Les commerciaux peuvent reconnaître la référence à la «chaîne de la douleur », qui est en fait un moyen d'identifier et de répondre à la douleur ressentie à différents niveaux d'une organisation. Comment cela peut-il être fait?

Tout d'abord, afin d'apprécier les sources de douleur, il est utile de comprendre la nature de la motivation, et surtout les facteurs qui conduisent à la démotivation:

Motivation axée sur les résultats et orientée action

Beaucoup de participants aux projets sont clairement motivés par le désir d'obtenir des résultats et très souvent, il s’agit de leur principale motivation. Cela signifie aussi éviter l’échec, parce que même si l'on raisonne en termes de nombre de projets qui réussissent, les projets peuvent aller mal de façons différentes, et en outre le portefeuille de projets peut décevoir dans de très nombreux cas.

Le moment précis lorsqu’on se rend compte que le projet est voué à l’échec est un facteur essentiel. Il existe toute la différence au monde entre un projet qui est arrêté tôt à peu de frais, et un autre qui échoue après un investissement important. Et même lorsque le coût irrécupérable est important, il peut encore fournir des enseignements pour des projets à venir.

Les priorités dans les projets et entre les projets démontrent une différence significative. Il peut être préférable qu’un projet soit livré en retard, mais avec toutes les fonctionnalités intactes, tandis qu'un autre peut sacrifier les livrables moins importants, afin d’être terminé impérativement à l’heure. De même, une organisation peut préférer que plusieurs projets soient un peu en retard, plutôt que permettre à un projet d’être très en retard, tandis qu’une autre organisation préfèrerait abandonner un projet pour permettre aux autres de terminer dans les délais.

Afin qu’une méthodologie soit efficace, les utilisateurs doivent avoir envie de l’utiliser et de l’approprier, et ainsi acquérir le sentiment que la qualité de leur travail s’améliore et que le fait de travailler devient plus agréable.

Motivation tirée par le relationnel et poussée par le changement

Beaucoup de gens sont attirés par les aspects relationnels de projets, les possibilités de travailler avec des collègues et des experts de différents métiers et cultures, d'avoir des contacts étroits avec des décideurs dans l’entreprise, et travailler avec des clients et des fournisseurs.

Néanmoins, même si les gens apprécient l’intensité du travail en équipe à certains moments, trop de réunions sont fatigantes.  On a tous besoin de temps pour nous-mêmes afin d'être à l'aise et productif. Par conséquent, en éliminant les causes du stress - comme l'isolement et l'épuisement - qui peuvent découler des interactions trop ou trop peu fréquentes, la méthodologie peut être beaucoup plus utile et durable.

En outre, l'une des principales causes de stress est liée au sentiment de ne pas avoir du contrôle sur les événements, les circonstances ou les processus. Les participants sont plus susceptibles d’aimer le processus quand ils sont habilités à simplifier ou à régler les détails de la méthode selon les aspects spécifiques de leur projet.  Par exemple, certains projets sont axés sur les clients, d’autres sur les fournisseurs, alors que d’autres sont poussés par le changement, et d'autres encore sont tirés par des conditions commerciales.

Dans tous les cas, une méthodologie sera plus facile à appréhender, à assimiler et à appliquer s'il y a une version simplifiée qui met tous les participants sur la même page à un haut niveau ; une sorte de fil rouge dans le processus ne contenant que des éléments permanents, lesquels sont réduits à un strict minimum.

Motivation focalisée sur la technologie et centrée sur les idées

Il existe des personnes qui sont attirées par la technologie dans les projets, et l’opportunité pour faire quelque chose de nouveau et différent des activités courantes et routinières, à innover, à expérimenter et à développer des idées en action . S'ils estiment qu'ils passent trop de temps dans les formalités administratives et les tâches bureaucratiques, leur énergie et leur enthousiasme s'atténuent rapidement. La bureaucratie est perçue comme étant soit un mal nécessaire ou un moyen de contrôle excessif ; il dissipe l'innovation et épuise les équipes.

La motivation pour développer des idées et pour partager des connaissances peut être étouffée par la méfiance.  Un contrôle excessif témoigne d’un manque de confiance. En même temps, les personnes qui sont créatives doivent comprendre que le processus de découverte et d'innovation est prédisposé à toutes sortes d'erreurs et de fausses hypothèses, y compris celles qui peuvent être évitées par des tests et un examen rigoureux. Il s'agit de trouver le juste équilibre, et veiller à ce que les personnes respectent et valorisent la réalisation de tests, l’inspection, la validation et la vérification, et l'acceptation qui se trouvent au cœur d’une méthodologie.

Une méthodologie attrayante ne devrait pas amener à une perte de temps, ni obliger les utilisateurs à passer du temps à la recherche d’éléments, en essayant de comprendre une interface, ou à corriger des erreurs, tisser ensemble des formats incompatibles, en essayant de comprendre le raisonnement au lieu de se servir d'un système intuitif, se perdre dans des menus interminables, attendant lorsque des publicités s'annoncent, rééditer ou saisir des informations plusieurs fois, ni expliquer ce qu'on a fait au lieu de disposer des informations transparentes, ni apprendre une structure étrange et tordue. En deux mots: "Un bon design" est essentiel à une bonne méthodologie.

Motivation basée sur la structure et inclinée vers les processus

Une méthodologie fournit une structure, facilite l’organisation, permet aux participants d'un projet de travailler ensemble avec aisance et de manière fluide, pour parvenir à une synergie et à synchroniser leurs contributions. Ainsi, la méthode peut aider à générer de l'ordre et démontrer la maîtrise. Cependant, un échec dans la mise en œuvre d’un processus complexe et compliqué peut être profondément troublant parce il donne plutôt une impression d'un manque de contrôle.

Il est important que les éléments de la méthodologie utilisée soient rendus visibles. Des méthodes en action ne devraient pas être invisibles. Certains des indicateurs de performance peuvent être axées sur des résultats, tels que l’état des fournitures, mais d'autres doivent être obligatoirement lés au processus, tels que la couverture et la profondeur des tests. Les indicateurs les plus importants, telles que les opinions et la compréhension des membres de l’équipe, ne sont pas en règle générale les plus mesurables.

Idéalement, l'état du processus, le degré de son application et les résultats qui sont obtenus devraient tous être aussi visibles que les camemberts, les histogrammes et les schémas qui sont affichés au sein d’une usine.

2) Travailler avec les pionniers afin de crédibiliser de la nouvelle méthodologie

En vérité, il n'existe qu'une seule façon d'assurer la crédibilité d'une méthodologie et cela consiste à  montrer qu’elle fonctionne déjà. Puisque, la méthodologie ne peut pas être utilisée avant qu’elle ait été introduite, il s’avère qu’une référence crédible est nécessaire. Les références les plus crédibles se trouvent dans la même entreprise, dans le même type de projet, dans le même genre d'équipe et dans le même pays. Plus probable et le plus souvent, de telles références n'existent pas, parce qu’on doit commencer quelque part. Par conséquent, nous nous trouvons souvent à la recherche d'une référence crédible à l'extérieur de l'entreprise, en dehors de l'industrie ou à l'extérieur du pays.

Les premiers utilisateurs d’un nouveau produit, qui est nouveau pour l’entreprise, ou pour l'industrie ou même pour le pays, voire le monde, sont nécessairement pionniers et ils doivent agir en tant que champions de la nouvelle approche. Leur caractéristique est qu'ils ne sont pas préoccupés par l’endroit où la méthode a fonctionné avant. Ils sont eux-mêmes les fondateurs et les innovateurs.      Ils croient au bien-fondé de la méthodologie, ils croient en son potentiel et surtout ils croient en leur propre capacité à faire de la méthodologie un succès.

Les pionniers ont besoin d’un soutien. Avec leurs partenaires, ils peuvent être motivés par des résultats, par les relations entraînées, par la technologie et les idées par l’organisation et la structuration. Ils sont vulnérables à la désillusion si leurs motivations ne sont pas satisfaites et leurs craintes sont soulevées. Bien qu'ils anticipent des problèmes sur le chemin de la réussite, leur moral peut être très volatil et pourtant ils ne veulent pas le révéler, parce qu'ils ont un esprit de leadership.

Les pionniers doivent choisir leurs projets soigneusement. En substance, être un pionnier consiste à profiter du processus et à surmonter des problèmes.  L’acte d’être un pionnier est de creuser une nouvelle voie et de couper un chemin dans les broussailles. Mais, toutes les initiatives ne seront pas couronnées de succès. Et des supporters sont nécessaires, parce que le fait de disposer d’un soutien démontre que, malgré tous les obstacles et les problèmes, le succès est annoncé. Des pionniers reconnaissent que le fait d’être le premier n'est pas facile, mais être le premier vaut la peine parce que être en avance signifie gagner le concours.

Les supporters peuvent être des sponsors exécutifs, des fournisseurs, des clients, des consultants et des partisans qui font partie d'un mouvement populaire. Ainsi les supporters peuvent être à la fois de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation, et le soutien peut être aussi bien du haut vers le bas que du bas vers le haut.

Les supporteurs doivent également choisir leurs pionniers attentivement. Plus d’initiatives sont abandonnées qu’adoptées. C'est la nature de l'innovation.  Par conséquent, il vaut mieux réussir des petits pas, en étapes de courtes durées, afin de commencer et de vérifier que la voie choisie justifie la poursuite. De cette façon, les bonnes initiatives seront investies et les mauvaises seront stoppées plus tôt.

3) Permettre le travail de pionnier de se généraliser

Afin que les nouvelles activités puissent devenir des activités principales, les pionniers et les supporteurs des pionniers doivent convaincre la « majorité-précoce ». Et les personnes qui font partie de la majorité-précoce doivent être convaincues que la méthodologie est appropriée et crédible. Cela nécessite la réussite des premières étapes qui sont promues et prises en charge par les pionniers. Par exemple, il doit y avoir un projet pilote adapté aux enjeux et une période de transition.

Le projet pilote devrait être suffisamment typique et il devrait également être convenablement difficile pour que les gens ne disent pas : «On aurait réussi de toute façon, même sans la méthodologie." La majorité-précoce désire que les obstacles soient supprimés et les questions résolues. Contrairement aux pionniers ils ne savourent pas les problèmes et les défis. Naturellement, ils chercheront à éviter la douleur de l’échec.

La majorité tôt demande des preuves, des données, des informations et la confirmation que l'approche a fonctionné ailleurs et qu’elle est pertinente. Ils peuvent être convaincus par une information de la même industrie, ou par des exemples de lieux où on fait le même genre de travail et où on parle la même langue. Tandis que la majorité-tardive veut juste disposer d’une méthodologie de travail efficace et avec un minimum de tracas.

Enfin, au moment où les réfractaires admettent qu'ils doivent vraiment s’engager, la méthodologie est devenue une réalité et une réussite. Les réfractaires d’ailleurs chercheront des adaptations et de la personnalisation. Dans un sens, ils obligent les autres à se préparer au prochain tour d’innovation.  Certains des réfractaires peuvent même être des pionniers dans le cycle suivant.

4) Ancrer la méthodologie en place

Une méthodologie ne prendra pas racine, ne s'épanouira pas et ne va pas se développer à moins que ces critères soient satisfaits:

- La méthode est agréable à utiliser et fait appel à des motivations des personnes impliquées

- La méthodologie respecte la principale motivation pour éviter des conséquences douloureuses

- Des pionniers enseignés et motivés s’engagent et reçoivent un soutien adéquat

- La majorité peut constater l’évidence des réussites alignées avec leurs critères de motivation

- Il existe des preuves visibles de la réussite en cours et des motivations satisfaites

 

 

ANNEXE

 

QUI

Qui peut promouvoir ou contribuer?

Qui devons-nous «vendre» sur ce projet?

Qui peut nous aider à obtenir des ressources supplémentaires?

Qui bénéficiera?

QUOI

Que devons-nous acquérir en ressources supplémentaires?

Quelles sont les techniques ou méthodes que nous pouvons utiliser?

Quelle est la meilleure façon aborder ce sujet?

Quelle sera la première étape?

Que peut rendre mieux le projet ?

OÙ

Où devrions-nous commencer?

Où est la résistance susceptible d'être trouvé?

Où devrions-nous "planter" les graines?

QUAND

Quand faut-il introduire le plan?

Quand devons-nous mettre en œuvre nos idées?

Quand devrions-nous revoir notre stratégie?

POURQUOI

Pourquoi devraient-ils acheter cette idée?

Pourquoi est-ce beaucoup mieux?

Pourquoi est-ce que les réactions sont-elles ainsi?

COMMENT

Comment le projet peut-il être amélioré?

Comment pourrions-nous «tester les eaux »?

Comment pourrions-nous mieux comprendre et répondre aux questions des parties prenantes?

Comment pourrions-nous convaincre les personnes aux centres d'influence?